Recouvrement : savoir ce qui s'est passé sur chaque dossier sans enregistrer d'audio

Dans un cabinet de recouvrement, le chiffre dur arrive tard : le portefeuille recouvré du mois. Quand vous découvrez qu'un gestionnaire a conclu avec deux fois moins de promesses de paiement que ses collègues, vous avez déjà perdu quatre semaines sur ce portefeuille. Ce qu'il vous faut, c'est voir le problème dès la première semaine, sans écouter un seul appel.

Le recouvrement a une chose que peu d'activités ont : la productivité se compte en euros à la fin du mois. Il a aussi quelque chose d'inconfortable : sur vos PC vivent des données de débiteurs, des montants, des accords de paiement et des numéros de pièces d'identité. Quel que soit le système que vous mettez en place, il doit résoudre les deux problèmes à la fois : la visibilité et la protection de ces informations. C'est comme cela que nous travaillons chez Argos, et c'est ainsi que nous vous recommandons de le déployer.

Ce que le micro vous dit (et ce qu'il ne dit pas)

La fonction En appel signale quand le micro du poste est utilisé, sans enregistrer d'audio. Vous savez qu'il y a eu une relance, combien de temps elle a duré et à quelle heure. Vous ne savez pas ce qui a été dit, et nous laissons volontairement cette limite-là : le contenu des appels appartient à la plateforme téléphonique que vous avez déjà, avec son propre avertissement et ses propres contrôles.

Pour un dirigeant, cela suffit aux questions du quotidien. Ce gestionnaire a-t-il traité des dossiers hier, ou a-t-il passé six heures dans sa messagerie ? Pourquoi cet autre a-t-il deux fois moins d'appels à volume de portefeuille égal ? Le micro vous donne le fait, et la conversation avec le gestionnaire se fait ensuite, avec des chiffres.

La frise chronologique comme mémoire de la journée

Présence et frise chronologique vous montrent chaque PC : s'il est allumé, qui l'utilise et ce qui a été fait depuis le début. Combiné à l'usage du micro, la journée entière est racontée en minutes. Et avec Mon temps, chaque gestionnaire voit son propre résumé avant que vous ne le lui montriez. Dans notre équipe, nous avons vu que les entretiens de performance changent quand la personne connaît déjà ses chiffres : on passe de la défensive à l'explication.

Des captures avec des limites claires

Les captures d'écran arrivent sur le Mur et vous donnent le pouls visuel du cabinet. Cela dit : en recouvrement, il y a des écrans que vous ne voulez pas conserver, comme la passerelle de paiement avec des données de carte ou la fenêtre de la banque. Les exclusions de capture existent exactement pour cela. Marquez les applications à écarter, réglez l'intervalle de capture au minimum nécessaire, et le registre que vous conservez ne sera qu'opérationnel.

Les données de vos débiteurs sont votre responsabilité

Cette partie n'est pas optionnelle. Verrouillez l'USB avec une liste d'autorisations (l'imprimante multifonction et le lecteur de codes oui, la clé personnelle non). Bloquez des sites par domaine : messagerie personnelle, services de transfert de fichiers, sites d'emploi. Si le cabinet travaille à horaires fixes, activez le verrouillage par horaire de travail pour qu'aucun poste ne soit disponible au milieu de la nuit. Dans la console, activez l'authentification à deux facteurs et relisez de temps en temps le journal d'audit, qui trace qui a fait quoi. Votre entreprise tourne sur une instance isolée, séparée de celle de chacun de nos autres clients.

De la maintenance sans faire le tour des postes

Un cabinet qui s'arrête ne recouvre pas. Avec les scripts programmés, vous créez le compte du nouveau gestionnaire, nettoyez les fichiers temporaires, mettez à jour le dialer et appliquez les correctifs depuis la console, sur des groupes de PC, sans passer machine par machine. Et si quelque chose casse, les alertes sur Telegram, par e-mail ou webhook vous préviennent du poste hors ligne, du disque plein ou de l'antivirus désactivé avant que le gestionnaire ne le signale avec la voix de quelqu'un qui attend depuis vingt minutes.

Objectifs et temps

On va vous proposer des logiciels en promettant des heures récupérées par gestionnaire. Nous ne travaillons pas comme ça. L'exemple que nous donnons, lui, est celui-ci : si chaque poste récupère quinze minutes de journée aujourd'hui perdues sur des écrans qui ne servent pas l'activité, dans un cabinet de douze gestionnaires cela s'accumule de façon visible sur le mois. Si rien n'est récupéré, la frise chronologique vous montrera où le temps est passé et vous pourrez ajuster. C'est votre exploitation qui fait le calcul avec ses propres données ; nous fournissons l'outil.

Commencez par une rangée

Ne déployez pas tout le cabinet le même jour. Choisissez une rangée, deux semaines, et mesurez. Quand le superviseur verra la valeur, étendez. Vous pouvez commencer par la solution recouvrement et les pages supervision, sécurité et automatisation. Le tarif est par PC et l'essai est gratuit jusqu'à dix machines.